Summer Party : tout savoir sur cette fête d’été d’entreprise

Fin de l’hiver. Le printemps pointe le bout de son nez. Ces premières sensations de chaleur vous redonnent le sourire et vous sortent enfin de la grisaille. La pêche retrouvée, vous avez envie d’organiser une summer party pour célébrer la prochaine période estivale avec vos collègues.

Avant de vous imaginer danser avec un collier de fleurs dans une atmosphère tropicale, il est grand temps de penser à l’organisation de ces festivités professionnelles. Chaque détail compte pour que la réussite soit au rendez-vous. Alors redescendez sur terre et prenez note des astuces qui vous mèneront à la réussite de votre summer party.

Summer party : de quoi parle-t-on ?

Ces deux mots d’origine anglo-saxonne attirent les foules. Et pour cause ! Cette fête s’est parfaitement adaptée au monde corporate pour devenir un évènement d’entreprise prisé par toutes les firmes du pays.

Une fête d’été

Pour comprendre les tenants et aboutissants d’un tel rendez-vous, commençons par appréhender littéralement ces termes d’Outre-Manche. Traduisez-le par « fête d’été ». En l’associant à l’univers professionnel, il s’agit tout simplement d’un événement d’entreprise qui a lieu au retour des beaux jours, juste avant les vacances estivales.

Jusque-là, quelques bases en anglais suffisent pour comprendre le concept. Et, soyons honnêtes, une summer party d’entreprise s’assimile plus à une soirée en terrasse à Paris qu’à une summer beach party sur une île paradisiaque.

Mais, entre ces deux extrêmes, votre fête d’été peut se décliner sous de multiples formes. Afterwork, journée pool party, soirée d’entreprise, team building ou afterwork sont autant de formules qui s’accordent avec les principes de cette réunion ensoleillée.

Les avantages d’une summer party

Certes, le concept respire l’été, mais il ne se limite pas à quelques pas de danse sous les rayons du soleil. Comme tout événement d’entreprise, l’action vise à choyer les employés.

• Remercier les équipes

Organiser une fête à la sauce hawaïenne est une occasion idéale pour remercier les forces vives de la firme du travail fourni durant les deux premiers trimestres écoulés. Cela permet de valoriser chaque personne investie dans les projets de la boîte

• Remotiver les équipes 

Vous n’avez pas eu le temps de mettre en place votre concept en juin ou en juillet ? Pas de panique, la summer party a encore toute sa place en septembre. C’est d’ailleurs une solution très subtile pour remotiver les équipes au sortir des grandes vacances et de leur insuffler ce coup de boost nécessaire afin d’affronter, gonflé à bloc, les projets du dernier trimestre de l’année. 

C’est notamment une occasion idéale pour célébrer l’anniversaire de la société ou pour souffler les bougies d’un de vos collègues. Quelques ballons gonflables, un thème un peu jungle et quelques ananas soigneusement coupés en tranches vont prolonger l’ambiance vacances de vos salariés.

Le gros point fort de ce team-building se situe clairement dans sa flexibilité !

Comment réussir son évènement d’été ?

Organiser un barbecue d’entreprise ou un pique-nique dans un parc paraît simple au premier abord. Cependant, la réussite de tout événement d’entreprise passe avant tout par une préparation minutieuse. Et ce concept cocktail party n’échappe pas à la règle. 

Retrouvez ci-dessous une liste avec quelques tips et astuces à ne pas négliger pour faire de votre event un moment inoubliable.

1) Un premier mot d’ordre : l’anticipation

Que vous soyez ou non habitué à organiser des événements d’entreprise, en tant qu’office manager, vous savez pertinemment que l’anticipation est une règle d’or. Entre les invitations à envoyer, le lieu à réserver, les animations à mettre en place, solliciter les prestataires ou encore le budget à ficeler, la summer party requiert une organisation méthodique. 

Ne laissez pas cet event devenir un chemin de croix et prévoyez large en vous lançant dans l’aventure au moins deux mois à l’avance.

Par ailleurs, gardez toujours cette notion en tête afin de prévoir large et d’anticiper les ruptures de stock. Imaginez-vous atteindre le milieu de la soirée et manquer de gobelets pour les participants… Mieux vaut tout de suite chasser ces images de votre esprit !

2) Des animations en lien avec vos objectifs

Cohésion, fidélisation, motivation ou simple présentation : les objectifs sont propres à chacun. 

Les activités du rassemblement permettent de créer du lien entre les participants souvent reliés uniquement par leur réunion hebdomadaire. Une summer party permet de renforcer l’esprit d’équipe, de briser la glace ou de détendre l’atmosphère autour d’une partie de pétanque, d’un jeu de piste ou d’un atelier culinaire.

Les possibilités d’activités se comptent par dizaines. N’oubliez jamais que votre summer party n’est qu’un concept abstrait. Rendez-le vivant en le personnalisant par vos idées d’animations.

3) Un thème pour le dépaysement 

Une fois que vous avez opté pour le lieu, peaufinez la thématique de votre soirée. Profitez des prochaines vacances et jouez la carte surprise pour le faire voyager avant l’heure

• Festival : sortez les chemises à fleur, la sono et les guirlandes de feuilles tropicales. Ces quelques éléments de déco vous feront vite oublier que vous êtes en plein Paris
• Beach Party : troquez les souliers pour les tongs et les sandales ; secouez les checkers pour concocter de délicieux cocktails et n’oubliez pas les lunettes de soleil pour parader au bord de la pool.
• Fête de village : pour déconnecter de l’intensité citadine, quoi de mieux que de plonger dans un cadre champêtre autour d’une guinguette, quelques gobelets et d’une piste de danse ?

Enfin, sortez le grand jeu en privilégiant un lieu atypique qui vous déconnecte définitivement du quotidien, métro, boulot, dodo. Terrasses, péniches, roof tops, jardin caché sont autant d’alternatives qui dessinent les contours de Paris et d’autres villes de province.

4) Définissez un budget

Ok, nous vous avons quelque peu menti. Il n’y a pas une seule règle d’or mais bien deux mesures phares à prendre en compte. Non seulement vous devez anticiper, mais vous devez absolument définir votre budget en amont. 

En fonction de l’argent alloué par personne, vous pourrez prévoir quelques tapas ou privatiser l’espace extérieur d’un restaurant. Oui, le budget de votre event est un critère primordial au moment de vous lancer dans l’organisation de votre summer party.

5) Ambiance de vacances

Soleil, sourires, boissons, décor de rêve… tous les ingrédients d’un excellent collage photos sont réunis pour garder un souvenir mémorable de votre soirée d’été. La partie communication est primordiale en amont. Mais en aval, elle se révèle tout aussi importante pour susciter l’engagement au sein de vos équipes.

Sélectionnez les meilleurs clichés de la journée et postez-le sur le compte Instagram de la firme. Non seulement vous prolongez le plaisir de la fête, mais, en plus, vous renforcez les liens entre l’entreprise et vos employés. Et si vous disposez d’un community manager, profitez de ses talents afin d’organiser un jeu concours autour de ces photos. Succès et fous rires garantis !

Quelques initiatives très tendance

Il existe beaucoup d’idées d’animation qui rentrent parfaitement dans le cadre d’une summer party, comme notamment un barbecue d’entreprise ou encore un afterwork en terrasse. Laissez parler vos envies estivales !

Barbecue d’entreprise

Dans le domaine des séminaires d’été, le barbecue d’entreprise est très à la mode. Simple et attractif, ce repas en plein air favorise la convivialité et le rapprochement des employés. L’odeur des grillades associée à une partie de pétanque dans un parc donnent le ton d’une journée d’entreprise tout aussi champêtre que réussie.

En outre, les formules culinaires sont toujours un bon moyen de faire participer les convives. L’astuce est toute trouvée afin de renforcer la cohésion d’équipe

Soirée dansante

Cette soirée d’entreprise fait partie des grands classiques événementiels. Si vous disposez du budget nécessaire, réservez un domaine à la campagne ou une boite de nuit en ville et sortez le grand jeu en mettant sur pied un concert privé. 

C’est d’ailleurs une idée géniale pour fêter l’anniversaire de l’un des employés ou de la boîte.

Peu importe le statut de votre tête d’affiche. Qu’il s’agisse d’un groupe ou d’un DJ, vous promettez une soirée endiablée. N’hésitez d’ailleurs pas à mélanger les genres en invitant clients, collaborateurs et employés.

 Soyez certain que tout ce petit monde se déhanchera toute la nuit sur le dancefloor. Vous vouliez créer du lien entre les collègues ? Vous allez être servis !

Afterwork en terrasse 

Certaines villes ne disposent ni de la mer, ni de la montagne, mais regorge de terrasses aussi élégantes que décontractées. Ces lieux de socialisation sont des endroits parfaits pour votre soirée festive en plein air. 

Ces lieux à la mode en mettent plein la vue. Et il y en a pour tous les goûts. Certaines sont fleuries, d’autres flottantes, voire perchées dans les hauteurs de la métropole ou cachées au détour d’une rue. Modelez l’atmosphère comme bon vous semble. Dans un genre simpliste, quelques petits fours et un bar feront l’affaire.

Dans un délire plus extravagant, prévoyez un terrain de jeu assez ample et mettez en place une animation musicale pendant que vos collègues sirotent leur boisson dans des noix de coco.

Garden Party dans une villa

La summer party c’est aussi l’opportunité de voir les choses en grand. Si vous avez un budget conséquent, privatisez une villa avec jardin et piscine au bord de la Méditerranée. Dans un cadre splendide, transformez ce rendez-vous professionnel en journée d’entreprise complètement informelle. 

Au menu de ce plan privilégié, pensez mojitos, jus de fruits et bar à smoothies. Papotez boulot ou non dans un cadre décontracté pendant que les serveurs s’activent en vous offrant des mets du terroir.

Summer workshop

La summer party ne rime pas seulement avec fête et paillettes sous le soleil. L’activité peut tout à fait prendre un air plus « sérieux ». Certaines équipes préfèrent se réunir autour d’un atelier ou d’une conférence traitant des enjeux durables et responsables de l’entreprise.

Dans un monde en proie à des enjeux climatiques sans précédent, ces thématiques prennent tout leur sens. Votre fête de l’été prend une tournure moins pétillante, mais tout aussi intéressante pour des employés attirés par la découverte et la quête de valeurs en accord avec leur temps.