Budget de séminaire d’entreprise : comment le prévoir ?

Commencez par fixer le budget de votre séminaire d’entreprise si vous êtes sur le point d’organiser un événement d’entreprise, mais vous ne savez pas par où commencer. Il s’agit d’une étape préliminaire et déterminante pour la suite des préparatifs.

Le budget prend en compte les dépenses et les frais associés aux prestations qui vont dessiner votre event corporate. La future réussite d’une journée d’étude ou d’un Team-Building passe notamment par l’analyse de ces coûts.

À quel prix estimer les services qui encadrent ce genre de rendez-vous événementiels et à quoi correspondent exactement ces dépenses ? C’est ce à quoi nous allons tenter de répondre en détaillant tous les contours d’un budget de séminaire d’entreprise. 

Pourquoi le budget de séminaire d’entreprise est important ?

L’argent est le nerf de la guerre et votre event corporate n’échappe pas à cette règle. De fait, jouons tout de suite cartes sur table : le budget que vous allouez à votre colloque est le point de départ de l’organisation de votre rendez-vous hors du cadre de travail habituel.

Appréhendez ce budget de séminaire d’entreprise comme un fil rouge qui vous guide vers chacune des étapes organisationnelles.

L’équation est simple. Si vous disposez d’un budget conséquent, vous pouvez imaginer les choses en grand comme le fait de réunir vos équipes, plusieurs jours, dans un cadre idyllique à hors des frontières. Il s’agit notamment d’un facteur essentiel pour prévoir un séminaire d’organisation rythmé par des activités de Team-Building généralement onéreuses.

Dans le cas d’un budget plus restreint, votre marge de manœuvre s’avère beaucoup plus limitée. Il faudra penser à une alternative plus locale, le temps d’une journée ou d’une soirée. Ce cas de figure s’adapte plus à des séminaires de formation qui se basent surtout sur des réunions de travail et des échanges.

Comment estimer un budget pour un événement ?

Afin d’élaborer une enveloppe budgétaire pour événement professionnel, il faut anticiper les dépenses qui lui sont associées. Un séminaire d’entreprise est régi par un ensemble de prestations et de services qui dévoilent un coût précis. 

Après avoir défini le type d’événement que vous souhaitez mettre sur pied et fixé les objectifs à atteindre par le biais de cette activité, le budget de séminaire d’entreprise se réalise en fonction des dépenses attribuées aux critères suivants :

• Lieu : bar, hôtel, salle de réunion, chalet, domaine à la campagne, loft au bord de la mer ;
• Durée : un ou plusieurs jours, quelques heures en journée ou en soirée ;
• Nombre de participants : moins le nombre d’invités est élevé et plus les frais fixes sont onéreux ;
• Activités de Team-Building : animations sportives, artistiques, culinaires, escape game ;
• Hébergement : besoin de dormir sur place ?
• Transport : billets d’avion, navettes ;
• Restauration : service de catering, open-bar, cocktails ;
• La date de l’event : en semaine, jour férié, vacances scolaires…

Quels sont les frais à prendre en compte ?

Chacune des dépenses est caractérisée par plusieurs types de frais en fonction du type de séminaire voulu. Prenons deux exemples significatifs :

La restauration

Le prix relatif à la restauration évolue en fonction des collations qui peuvent inclure plusieurs déjeuners ou dîners. Les collations entre les repas ou les pauses-café sont aussi des frais à ajouter dans votre budget pour organiser un séminaire d’entreprise.

Les animations

Dans le cadre d’un événement de Team-Building, les activités sont reines. Certaines nécessitent un décor spécifique, du matériel, voire des équipes d’animation. Et chaque détail révèle un coût particulier. Il faut, par ailleurs, penser aux frais d’électricité, d’eau ou de maintenance.

Cette liste pourrait bien sûr s’allonger, néanmoins, elle vous donne un aperçu des données logistiques à avoir en tête. En rentrant dans les détails de l’organisation, vous prenez vite conscience que chaque élément possède une valeur.

Face à cette charge organisationnelle qui vous incombe, le bon plan est aussi de faire appel à un prestataire événementiel, idéal pour vous aider dans vos démarches. Cependant, cet appui externe influence le montant de votre enveloppe budgétaire.

Quels postes de dépenses sont les plus coûteux ?

Parmi tous les paramètres évoqués, certains remportent la palme des plus grosses dépenses. Le lieu, le transport, l’hébergement et les animations sont, sans nul doute, les prestations qui vont le plus influencer votre budget de séminaire d’entreprise.

Le lieu

Quel que soit l’endroit qui accueille vos collaborateurs, cet espace est considéré comme crucial dans le bon déroulement et la bonne organisation de votre événement d’entreprise. Le lieu du séminaire doit générer un environnement agréable dans lequel les participants se sentent à l’aise et en sécurité. La location de plusieurs salles, d’une terrasse atypique, d’une maison avec jardin sont autant de possibilités qui mettent les invités dans les meilleures conditions.

Le transport

Dans le cadre d’un voyage à l’étranger ou de quelconque déplacement, le transport représente une des parts les plus importantes du budget dédié à chaque participant. Si vous devez acheter des billets d’avion, sachez que chaque période de l’année influence les prix et donc votre budget. Soyez malin et pensez à les réserver à des moments de la journée connus pour afficher des prix plus bas sur les différents comparateurs de recherche.

L’hébergement

Dans le cadre d’un séminaire de plusieurs jours et éloigné du domicile de la team, l’hébergement sur place est une obligation. Le camping est rarement une option pour ce type d’évènements qui privilégie le choix d’un hôtel, de chambres d’hôtes ou d’un chalet. Malgré la volonté de dénicher le meilleur rapport qualité/prix, cet aspect gonfle la facture finale.

Les activités

Gages de cohésion d’équipes, les activités de Team-Building séduisent de plus en plus les entreprises. Ces dernières sont notamment attirées par des animations atypiques, originales, exotiques. La forte demande en faveur d’activités toujours plus inédites fait flamber les prix.

Combien coûte un séminaire d’entreprise en France ?

Comme vous l’avez compris, la fourchette de prix est large. Le prix final d’un tel évènement d’entreprise varie en fonction de tous les paramètres évoqués précédemment. Malgré ces disparités, il est possible de mentionner des chiffres provisionnels en recoupant les informations disponibles sur les plateformes événementielles.

Heureusement, Tibby est là pour vous et vous a concocté un petit document récapitulatif des tarifs du marché en fonction du type d’évènements, afin que vous puissiez avoir une meilleure idée du budget à prévoir pour votre prochain séminaire ou votre prochaine soirée !