L’organisation d’un événement d’entreprise en 5 étapes

Un événement d’entreprise est aujourd’hui un impondérable de la vie d’une société. Si l’on veut frapper les esprits, fédérer autour d’une marque, dévoiler un produit ou même récompenser le travail de ses équipes, il est primordial de planifier un événement en phase avec votre projet. Découvrez les étapes indispensables à la préparation d’une sortie d’entreprise réussie !

1. Déterminer votre intention dans l’organisation d’un événement d’entreprise

Les raisons d’organiser un événement d’entreprise sont nombreuses. Elles demandent toutes une attention particulière puisqu’elles ont un rôle bien défini dans la stabilité de votre société. En effet, on peut vouloir fêter une occasion spéciale : 

• l’anniversaire de l’entreprise ;
• l’ouverture de nouveaux locaux ;
• le lancement d’un produit ;
• l’arbre de Noël. 

Tous ces moments sont d’excellents moyens de valoriser l’image de votre société tout en remerciant vos collaborateurs, vos partenaires et même vos clients pour leur présence. 

Aujourd’hui, l’organisation d’événement d’entreprise va plus loin et mise directement sur le bien-être des salariés. Les journées ou soirées d’entreprise, les team buildings, séminaires d’entreprise et autres afterworks sont de formidables outils afin de fédérer autour d’un cadre professionnel tourné vers l’humain. On peut avoir besoin de ressouder une équipe après une période difficile et fatigante. On peut également vouloir récompenser le travail de ses collaborateurs après une mission couronnée de succès. 

Enfin, il est parfois compliqué d’intégrer des petits nouveaux dans un groupe déjà uni. L’organisation d’une soirée originale permet de créer de l’interaction et de renforcer le lien d’appartenance entre vos collaborateurs et votre entreprise !

2. Trouver le bon timing pour réunir vos collaborateurs

L’organisation d’un événement d’entreprise ne se fait pas du jour au lendemain. Réfléchissez-y en amont afin de trouver le meilleur moment possible. Veillez déjà à ne pas choisir de date qui correspond à un autre événement important, qui pourrait empêcher les convives de venir. Les élections, les jours de grèves et de manifestations, la proximité des jours fériés sont autant de périodes qu’il faut éviter pour être sûr de ne pas perdre la moitié des invités. 

N’hésitez pas à sonder vos équipes à l’avance afin de définir une date qui conviendrait aux emplois du temps de chacun, surtout si vous comptez planifier une soirée ou un week-end. En effet, tout le monde n’a pas la possibilité de se libérer un soir de semaine ou plusieurs jours. 

Enfin, déterminez rapidement à quelle période de la journée ou de la semaine, et combien de jours vous souhaitez accorder à ce moment. Cette donnée est nécessaire pour les points soulevés auparavant, mais elle va également permettre de préciser le type d’événement que vous allez organiser. On ne fait pas le même genre d’activité la journée et en soirée. 

3. Constituer une liste d’invités en fonction de votre événement

Cette étape est simple, mais elle a de l’importance ! Définissez le nombre de personnes qui seront conviées à votre événement. S’il s’agit d’une soirée incentive ou d’une journée d’entreprise en interne du même type, c’est assez évident. Vous n’aurez qu’à décider si vous organisez un événement global pour que tous les pôles se rencontrent, ou si vous comptez renforcer les liens ou récompenser un secteur de votre société.

Dans le cas où vous planifieriez une soirée d’entreprise pour lancer un produit, communiquer sur votre marque ou encore, fêter l’ouverture de vos nouveaux locaux, la tâche pourrait se corser. Prenez le temps de définir le nombre de convives maximum que vous voulez pour l’occasion et n’hésitez pas à le budgétiser. Cela vous donnera une idée de ce que vous pouvez faire ou non. 

Chaque événement possède un public bien particulier. Un dîner de gala ne verra pas les mêmes invités que le lancement de votre nouveau produit phare. La liste d’invités dans ce cas précis est aussi importante que tous les autres critères, si ce n’est plus, et décidera finalement du succès de votre événement. 

4. Choisir le lieu et l’activité pour un événement réussi

L’organisation d’événements d’entreprise implique, dans un premier temps, de choisir si vous voulez être à l’intérieur ou à l’extérieur de vos locaux. Vous pouvez très bien prévoir un événement dans vos bureaux s’il s’agit d’un team building en journée ou en soirée et que vous possédez une pièce assez grande pour accueillir tous les membres de votre équipe. Réfléchissez bien, dans ce cas, au type d’activité que vous voulez organiser pour savoir s’il est réalisable dans l’espace que vous comptez lui dédier. 

Si la réponse est « à l’extérieur de vos locaux », le champ des possibles s’ouvre à vous :

• Événement incentive ;
• Séminaire ;
• Soirée ;
• Anniversaire ;
• etc.

La limite se situe surtout dans votre budget. Pour le reste, il existe aujourd’hui de nombreux lieux, même insolites, qui ouvrent leurs portes régulièrement pour des activités originales et fédératrices. Vous pouvez ainsi organiser des séminaires, des soirées ou des journées d’entreprises qui marquent les esprits !

5. Définir le budget de votre événement d’entreprise 

Vous l’aurez compris, c’est le point clé concernant l’organisation de votre événement d’entreprise. Il va finalement trancher toutes les étapes vues auparavant et vous permettre de l’organiser au mieux. 

Mais ne vous inquiétez pas, chez Tibby, il y a des prestataires pour tous les budgets. Ils organisent des journées, soirées ou séminaires pour toutes les tailles d’entreprise et pour tous les goûts ! En effet, les prix varient en fonction de l’animation choisie, du lieu et du nombre de personnes. 

Les activités les moins chères ne sont pas forcément les moins amusantes ! Vous pouvez organiser une sortie d’entreprise pour une vingtaine d’euros par personne. Rires garantis ! Et si vous avez déjà pensé à tout et qu’il ne vous manque plus que les prestataires, le budget sera une information clé à nous transmettre. Nous pourrons alors vous assurer un événement sur mesure à la hauteur de vos attentes !