Organiser un séminaire : les étapes d’une préparation réussie

Organiser un événement d’entreprise est une chose. Mais organiser un séminaire réussi est une autre paire de manches. Soyons clair dès le début : la quête du succès passe par une préparation méticuleuse.

Vous vous devez, entre autres, de définir les objectifs, le lieu et le concept de votre séminaire. L’élaboration en amont est primordiale, mais la logistique durant l’event et les retombées post séminaire sont tout aussi essentielles à prévoir.

Néanmoins, rassurez-vous, les astuces et les conseils pour transformer un séminaire en une expérience unique à l’image de votre entreprise sont nombreux. Alors, restez attentif, et suivez le guide !

Organiser un séminaire : quel concept et pourquoi ?

À la base de l’organisation de tout événement d’entreprise se pose la question du type d’event et des objectifs qui en découlent. Le séminaire d’entreprise n’échappe pas non plus à ces critères de base.

6 mois en avance

L’impact de votre séminaire et ses capacités fédératrices passent par la définition d’objectifs précis, et donc, par le choix d’un modèle de séminaire particulier. 

Ne nous mentons pas, il est possible de passer beaucoup de temps sur cette première étape, car les types de convention se déclinent par dizaines. 

C’est pourquoi, il est important d’organiser votre séminaire au moins six mois en avance. N’exagérons rien, me direz-vous. Et pourtant, vous n’êtes pas au bout de vos surprises !

Les grandes catégories de séminaire

Dès lors, vous avez tout le temps d’étudier les différents concepts qui existent. Pour vous donner quelques pistes, voici les principales formules qui existent :

Ces idées de séminaires d’entreprise permettent de délimiter les grandes lignes de votre concept et de définir votre public cible.

Faites ensuite appel à votre esprit créatif afin de personnaliser votre événement et de l’adapter à la culture de votre entreprise. 

La transition est toute trouvée avant d’affronter les prochaines étapes de votre organisation d’évènement d’entreprise.

Quels sont les éléments clés de l’organisation ?

La formule et les objectifs étant actés, il est temps de passer en revue toutes les caractéristiques qui vous mèneront vers un séminaire d’exception.

Définir le budget

Le nerf de la guerre va aussi influencer votre mission « organiser un séminaire ». En toute logique, le budget à allouer dépend des objectifs, de la cible et du format du séminaire, mais aussi des contraintes relevées en interne. 

Deux options s’offrent à vous :

• L’option 1 : vous observez une certaine liberté de manœuvre en disposant d’un budget flexible.
• L’option 2 est plus directe : vous connaissez d’ores et déjà le montant exact dont vous disposez et que vous ne pouvez pas dépasser. Cela vous permet d’éliminer certaines possibilités dès le début.

Attention, un budget serré ne rime pas forcément avec un séminaire raté. Privilégiez l’événement court et local, et vous verrez que la simplicité est aussi capable de séduire vos convives.

Date et durée

Votre activité corporate peut durer une après-midi, comme elle peut durer une semaine. Bien évidemment, il s’agit de deux extrêmes, mais ces aspects temporels symbolisent tout à fait les séminaires que vous pouvez mettre en place.

La durée dépend du type de séminaire, mais aussi du nombre d’invités que vous souhaitez faire participer.

Quant à la date, oubliez les vacances scolaires, les jours fériés ou les ponts pour organiser votre séminaire. Il va sans dire que ces journées sont particulièrement appréciées par les employés pour vaguer à leurs occupations personnelles.

Au lieu de choisir le temps off, insistez auprès de vos supérieurs pour organiser ce séminaire en pleine semaine. La réunion ne doit pas être perçue comme une période de vacances, mais bien comme une activité propre à l’entreprise et de laquelle résultera une meilleure productivité.

Nombre de participants et lieu

Combien de participants sont conviés au séminaire ? Cette question mérite une réponse claire le plus vite possible au moment d’organiser un séminaire. En effet, le choix du lieu dépend notamment de la capacité d’accueil. En réunissant uniquement les responsables de l’entreprise dans le cadre d’une réunion stratégique, une simple salle de restaurant peut faire l’affaire. 

Si, au contraire, vous comptez convier toute la boîte et prévoyez des activités ludiques en plein air, la salle d’un hôtel donnant sur un grand jardin sera plus adaptée. 

Des exemples de ce type, nous pourrions en citer des centaines. Mais nous sommes certains que vous avez compris le principe. 

Alors, posez-vous vite toutes les questions suivantes :

• Quelle cible participe au séminaire ? 
• Quelles animations sont prévues ? 
• Combien de temps dure l’activité ?
• De combien disposez-vous ? 

Les réponses dessinent les plans de votre futur lieu de séminaire.

Communiquer autour du séminaire

Quel que soit le séminaire mis en place, la communication de l’événement d’entreprise fait partie intégrante de l’organisation. Envoyer les invitations aux personnes participantes, informer des activités, partager tous les détails de la logistique sont autant de tâches qui vous incombent.

Si vous avez le temps et les moyens, créez un site internet afin de rassembler dans un même endroit toutes les informations relatives au séminaire. 

L’option digitale est chouette et en accord avec notre époque. En outre, cela vous permet, par la suite, de publier des photos et des vidéos de l’event.

Dans un registre online, des applications existent aussi pour organiser un séminaire en ligne.

De manière générale, profitez des réseaux sociaux de la firme pour partager les avancées de l’event afin de cultiver ce sentiment d’appartenance corporate, tout en faisant monter la température à l’approche du Jour J.

Répéter les gammes

Organiser un séminaire requiert une implication quotidienne, et ce, même durant les jours qui précèdent l’événement. C’est l’occasion de passer un dernier coup de fil aux prestataires de service, de repasser l’agenda de la journée et de vérifier que l’ameublement sera bien livré en temps voulu.

Pendant et après : chaque instant du séminaire compte

Nous en convenons : la grosse partie de l’organisation se déroule en amont, mais penser que l’organisation s’arrête le jour qui voit commencer le séminaire est aussi une erreur. 

Restez sur le qui-vive le Jour J

Le séminaire bat son plein, le stress des préparatifs retombe. Cependant, rien n’est encore joué. 

Pendant l’événement, vous devez vous assurer du bon déroulement de la convention et des festivités en :

• Veillant à l’intendance et la logistique ;
• Contrôlant l’arrivée de tous les participants ;
• Insufflant une bonne ambiance permanente du début à la fin.

Quels sont les retours ?

Le séminaire s’achève. Le rideau tombe. Mais, en coulisses, vous ne relâchez pas les efforts. Il est enfin temps de savoir si le séminaire a été réussi ou non.

Comment ? En concoctant une enquête de satisfaction qui sera envoyée à tous les participants du séminaire. Ce sont eux qui mettront le doigt sur les points forts et les points faibles de votre event.

Primordial, ce feedback vous ouvrira les yeux sur la réalité du terrain, tout en vous donnant de nouvelles idées de séminaires à organiser votre prochain séminaire.