By L’Office Management est un métier compliqué. Arrivé en France il y a quelques années, il s’inscrit dans l’ère actuelle du développement du bien-être au travail, qui est de plus en plus important pour les entreprises. C’est un métier en vogue et on assiste à une recrudescence du nombre d’Office Managers en France.
Être Office Manager demande d’avoir un profil bien précis ☝️. Il faut savoir être débrouillard.e et réactif.ve en toute occasion. Il faut également savoir prendre du recul et agir efficacement en priorisant ses tâches en continu. C’est un métier dans lequel il y a un flot constant de demandes de la part de nos collègues. Il est aussi très important que l’Office Manager soit quelqu’un d’impliqué.e dans son travail car c’est lui.elle qui fait vivre l’entreprise au quotidien, et qui donne le ton de l’ambiance interne lorsque le CEO n’est pas là. Comme le dit bien Rachel Pierre, senior office manager Freelance qui donne de nombreuses conférences sur ce sujet :
“ Si le chef d’entreprise est la tête de celle-ci, l’Office Manager en est le cœur.”
Principales missions
L’office management est donc un métier qui consiste en des tâches très diverses. Néanmoins, on peut le diviser en deux parties principales selon moi :
- Régler les problèmes du quotidien afin que toute l’entreprise puisse avancer sans retenue et que les collaborateurs puissent travailler dans de bonnes conditions. On peut donner comme exemple la gestion des stocks du bureau, toute la partie entretien du bureau et du mobilier, la gestion des différents documents administratifs concernant les prestataires ou les employés ou encore apporter de la bonne humeur au quotidien, etc.
- La réalisation de gros projets transverses pour lesquels aucun poste n’est attitré. Cela peut concerné l’évènementiel interne, l’évangélisation sur les sujets de responsabilité de l’employé tels que l’éco-responsabilité, ou l’égalité homme/femme. Ceci peut également concerné d’autres projets divers et ponctuels comme la mise en place d’une académie digitale ou la création d’une stratégie RSE par exemple.
Le spectre des tâches étant très large (RH, Comptabilité, Recrutement, Évènementiel, Administratif… la liste est longue), il est impossible de maitriser tous ces sujets à la perfection. Je précise aussi que c’est un poste qui est différent d’une entreprise à l’autre, chacun.e a donc ses petites spécialités. Là où un.e OM organisera des évènements incroyables, iel aura peut-être besoin d’un coup de pouce en comptabilité, et vice-versa. C’est pourquoi les Office Managers sont en contact au quotidien afin de pouvoir échanger et se donner des conseils sur tous les sujets que ce poste implique. Contrairement aux autres équipes en entreprise, nous faisons face à nos problématiques, seul.e.s.
Ce contact quotidien entre les OM de différentes entreprises a permis de créer une communauté incroyable pleine d’envie, de savoir-faire et de bienveillance !
Ça, c’est nous !
La communauté OM
Il y a un an et demi maintenant, je suis devenu Office Manager. Je l’ai d’abord été pour Kymono puis pour Everoad. Pour diverses questions, j’ai dû faire appel à mes consœurs et confrères afin de m’aider dans mon travail. C’est alors avec un énorme plaisir que j’ai découvert l’entraide qui existait dans ce métier. Nous possédons différentes plateformes d’échange dans lesquelles on peut poser tout genre de questions, et je dois dire que chacune de mes questions a reçu une réponse précise jusqu’ici. C’est d’ailleurs le cas pour la plupart des interrogations posées et il y a pourtant des sujets assez pointus :
« Hello, petite question pour ceux qui ont Swile (ex-Lunchr) pour Paris. A combien sont vos TR pour une exonération 60% de l’employeur, 40% pour le salarié. Je suis au max à 9,25€ et je souhaite le baisser un peu. Le minimum d’un TR serait de 2€ c’est un peu light mon manger ça 😉 Merci pour vos retours ! »
Tous les OM apportent donc à cette communauté leur savoir(-faire) sur des sujets très variés. D’ailleurs, le nombre de sujets maitrisés m’a impressionné lorsque je suis rentré dans ce petit monde.
Là où un Sales ou un Growth Hacker développe principalement ses compétences dans son domaine en approfondissant au maximum, les OMs ont une connaissance vaste sur de nombreux domaines de l’entreprise. Il est donc possible de se renseigner auprès de cette communauté sur des sujets comme le remplissage d’un document administratif, le choix d’un bon prestataire informatique, les règles légales concernant un salarié, l’organisation d’un évènement ou encore la location de bureaux et ce n’est qu’une infime partie des sujets abordés.
Les initiatives
Bien au-delà des réponses apportées aux questions qui se posent entre nous, beaucoup proposent des idées géniales pour animer la vie de l’entreprise et développer autant que possible le bien-être de nos collaborateurs. Par exemple, Noémie Divet, ancienne OM chez Lucca, a créé chez eux les « Luccatalks ». Des conférences inspirantes avec un intervenant extérieur qui vient parler, une fois par mois, de sa passion, ses aventures, ou son parcours atypique. En plus d’organiser ces évènements, elle les a liés avec des causes qui ont du sens. L’un des derniers a ainsi été couplé à une collecte de protections hygiéniques pour femmes mal logées ou sans abri, en partenariat avec l’association Règles Élémentaires.
Enfin, qui dit métier compliqué dit forcément quelques petites baisses de moral de temps en temps. Souvent, nous sommes sous-évalués notamment par nos collègues respectifs qui pensent parfois qu’on est juste leur baby-sitter. Il n’est donc pas rare que l’un.e d’entre nous vienne chercher un peu de réconfort auprès de cette communauté et reparte souvent avec un sourire plus grand que ce qu’iel espérait. Toute la force de cette communauté se situe là, et c’est pour ça qu‘elle est géniale !
Au-delà d’être un métier excessivement intéressant et diversifié, il suscite également une dynamique très forte et de belles rencontres. Je suis ravi d’avoir fait ce choix pour toutes ces raisons
A bientôt,
Louis de chez Tibby.co
