Automatiser la gestion des factures de ses collaborateurs : les outils à connaître

En tant qu’Office Manager, la gestion des factures de vos collaborateurs peut s’avérer être une tâche fastidieuse et chronophage. Heureusement, l’automatisation est là pour vous faciliter la vie ! Dans cet article, nous allons vous présenter les avantages de l’automatisation de la gestion des factures, les différentes étapes à suivre pour automatiser cette tâche et les outils que vous pouvez utiliser pour y parvenir.

Les avantages de l’automatisation de la gestion des factures

L’automatisation de la gestion des factures offre de nombreux avantages. Tout d’abord, elle permet de réduire considérablement le temps passé sur cette tâche, ce qui vous permet de vous concentrer sur d’autres tâches importantes de l’Office Management. De plus, elle permet de réduire les risques d’erreurs humaines, ce qui peut vous éviter des retards de paiement ou des factures en double. Enfin, l’automatisation vous permet d’avoir une meilleure visibilité sur les dépenses de vos collaborateurs, ce qui vous aide à mieux contrôler les budgets alloués.

Les étapes pour automatiser la gestion des factures

La première étape pour automatiser la gestion des factures est de numériser les factures papier. Vous pouvez utiliser un scanner pour numériser les factures papier ou demander à vos fournisseurs de vous les envoyer par email ou par une plateforme de facturation électronique.

Ensuite, vous devez choisir un logiciel de gestion des factures adapté à vos besoins. Il existe de nombreux outils disponibles sur le marché, allant des solutions basiques aux solutions plus avancées et personnalisables. Vous devriez choisir un outil qui correspond à vos besoins, en prenant en compte la taille de votre entreprise, le volume de factures que vous gérez et les fonctionnalités dont vous avez besoin.

Une fois que vous avez choisi votre logiciel de gestion des factures, vous devez l’intégrer à votre système de comptabilité. Assurez-vous que le logiciel que vous avez choisi est compatible avec votre système de comptabilité et que les deux outils peuvent communiquer facilement entre eux.

Les outils pour automatiser la gestion des factures

Il existe de nombreux outils disponibles pour automatiser la gestion des factures. Voici quelques-uns des outils les plus populaires :

Bill.com

Bill.com est un outil de gestion des factures en ligne qui permet de numériser les factures papier, de les envoyer aux collaborateurs pour approbation et de les payer directement depuis le logiciel. Il propose également des fonctionnalités avancées, telles que l’intégration avec QuickBooks et Xero.

Expensify

Expensify est un outil de gestion des notes de frais qui permet de numériser les reçus, de les classer par catégorie et de les exporter directement vers votre système de comptabilité. Il propose également des fonctionnalités de suivi des dépenses en temps réel et de gestion des budgets.

Concur

Concur est un outil de gestion des notes de frais qui permet de numériser les reçus, de les classer par catégorie et de les exporter directement vers votre système de comptabilité. Il propose également des fonctionnalités pour automatiser les processus de validation des notes de frais, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les risques d’erreurs. En outre, Concur fournit des données en temps réel sur les dépenses, ce qui facilite la prise de décision et permet de mieux gérer le budget. Il est compatible avec une grande variété de systèmes de comptabilité et peut être utilisé sur différents appareils, y compris les smartphones. En somme, Concur est une solution complète pour la gestion des notes de frais, qui peut vous aider à rationaliser vos processus et à améliorer l’efficacité de votre entreprise.

Bien sûr, n’hésitez pas à vous aider de Zapier et d’un tech de votre team pour automatiser également tous les workflow dont vous aurez besoin.